ผู้เขียน
ฐิติกร พูลภัทรชีวิน (โค้ชกาย)
24 ก.ย. 2565
เริ่มตั้งแต่โครงการยังเป็นแค่ไอเดีย วางแผน ลงมือทำ ติดตามผล จนสิ้นสุดโครงการ และทำการประเมินผล
เราสามารถแบ่งกระบวนการบริหารโครงการออกได้เป็น 6 ส่วน ได้แก่
1. การริเริ่มโครงการ (Project Initiative)
เป็นช่วงของการคิดค้นไอเดียโครงการ จากการมองหาปัญหาที่ต้องการแก้ไข หรือมองหาสิ่งที่สามารถพัฒนาให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้ รวมถึงการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแบบเฉพาะกิจ ในช่วงนี้โครงการยังไม่ได้รับการอนุมัติให้ดำเนินการ จึงมักจะยังไม่มีการจัดสรรทีม เวลา และงบประมาณอย่างจริงจัง ช่วงนี้จะสิ้นสุดเมื่อได้นำเสนอไอเดียโครงการกับผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
2. การวางแผนโครงการ (Project Planning)
เริ่มต้นตั้งแต่ไอเดียโครงการได้รับการเห็นชอบจากผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ เป็นช่วงที่จะต้องลงรายละเอียดแผนการทำงานตลอดทั้งโครงการ รวมถึงแผนการติดตามควบคุมโครงการ การปิดโครงการ และการประเมินผลโครงการ โดยจะต้องคำนึงองค์ประกอบต่างๆ ที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการ และนำเงื่อนไขที่จำเป็นต่างๆ ใส่เข้าไปในแผนงานโครงการด้วย โดยทั่วไปเมื่อมีการจัดทำแผนงานโครงการแล้ว ก็จะต้องนำเสนอผู้มีอำนาจตัดสินใจอีกครั้ง เพื่อให้อนุมัติแผนงานและเริ่มต้นทำงานตามแผนได้
3. การดำเนินงานโครงการ (Project Execution)
เป็นช่วงที่ดำเนินการตามแผนงานโครงการ โดยจะต้องพยายามบริหารจัดการให้งานแล้วเสร็จไปทีละขั้นตอน โดยใช้ทรัพยากรต่างๆ ทั้งกำลังคน เวลา และงบประมาณ ตามที่กำหนดไว้ในแผนงาน ช่วงนี้จะสิ้นสุดเมื่อทำทุกอย่างเสร็จสิ้นตามแผนงานและได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการแล้ว
4. การติดตามควบคุมโครงการ (Project Control)
เป็นช่วงที่คู่ขนานไปกับการวางแผนและการดำเนินการตามแผนงานโครงการ ตลอดช่วงเวลาที่ดำเนินโครงการจะต้องมีการติดตามควบคุมโครงการอยู่เป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการได้ดำเนินไปตามแผนงานที่กำหนดไว้ และให้ผลลัพธ์เป็นที่น่าพึงพอใจ ซึ่งหากมีแผนงานส่วนไหนที่ล่าช้าหรือให้ผลลัพธ์ที่ต่างไปจากที่คาดการณ์ไว้ ก็อาจพิจารณาปรับเปลี่ยนแผนงานให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้นได้
5. การปิด/ยุติโครงการ (Project Closing)
เมื่อทีมงานโครงการสามารถทำงานบรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนงานแล้ว ก็จะต้องเข้าสู่ช่วงการปิดโครงการ โดยทั่วไปมักจะมีการนำเสนอผลการดำเนินงานให้กับผู้มีอำนาจตัดสินใจและจัดทำรายงานผลการดำเนินงานออกมา เมื่อถึงจุดนี้ถือว่าโครงการได้สิ้นสุดลงและเข้าสู่ช่วงการประเมินผลโครงการ อย่างไรก็ดีสำหรับบางโครงการที่ได้ดำเนินงานไปสักระยะหนึ่งแล้วพบว่าผลลัพธ์ที่ออกมาไม่เป็นไปตามที่คาดหวังไว้ แม้ว่าจะมีการปรับเปลี่ยนแผนงานแล้วก็ก็ตาม หรืออาจมีการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์แวดล้อมต่างๆ จนส่งผลกระทบให้โครงการไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป ผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจจะตัดสินใจยุติโครงการไปเลยก็ได้
6. การประเมินผลโครงการ (Project Evaluation)
เป็นช่วงท้ายสุดของโครงการ ที่ทุกฝ่ายจะมาร่วมกันพิจารณาว่าโครงการที่แล้วเสร็จไปนั้น ทำได้ตามเป้าหมาย มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลเป็นอย่างไร ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจของผู้บริหารว่าจะขยายโครงการออกไป หรือจะเปลี่ยนโครงการให้เป็นงานประจำ หรือจะไม่ทำอะไรต่อเลย และยังใช้เป็นบทเรียนสำหรับแบ่งปันให้ทุกคนในองค์กรสามารถเรียนรู้และนำไปพัฒนาโครงการอื่นๆ ให้ดียิ่งขึ้น บางโครงการอาจทำการประเมินผลทันทีที่โครงการแล้วเสร็จ บางโครงการอาจจะจำเป็นต้องรอดูผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากโครงการเป็นระยะเวลาหนึ่ง เช่น 3 เดือน 6 เดือน