• ฐิติกร พูลภัทรชีวิน

บรีฟโครงการอย่างไร ให้คนทำงานให้เราได้จริง (How to use Project Briefing Canvas)


How to use Project Briefing Canvas

หลายคนคงเคยมีปัญหา มีโครงการใหญ่ที่จำเป็นต้องใช้บริษัทออร์แกไนเซอร์ช่วยจัดงานหรือจัดกิจกรรมบางอย่างให้ แต่บรีฟไปเท่าไหร่ ทำไมออกแบบโครงการมาให้ไม่โดนใจสักที หรือไม่ก็มาทำตัวมีปัญหาเมื่อได้งานไปจริง เพราะตกลงกันไม่ชัดเจนว่าใครต้องทำอะไรตั้งแต่แรก


ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าคุณบรีฟโครงการโดยใช้ Project Briefing Canvas นี้


ในฐานะที่ผมเอง เคยทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ เป็นคนที่ต้องเรียกออร์แกไนเซอร์มาพิชชิ่งแข่งกันทีเดียวเป็น 10 บริษัท จ้างออร์แกไนเซอร์ทีเดียวหลายๆ เจ้า และก็ยังเป็นที่ปรึกษาให้กับบริษัทออร์แกไนเซอร์ รับงานบริษัทยักษ์ใหญ่มาแล้วนักต่อนัก 


ผมเลยรู้ว่า บริษัทจำนวนมาก มีปัญหาเรื่องนี้ และนั่นคือที่มาของการพัฒนาแคนวาสตัวใหม่ ที่จะช่วยให้เจ้าของโครงการและออร์แกไนเซอร์คุยกันรู้เรื่อง !!!


วิธีการใช้งานแคนวาสตัวนี้ก็ง่ายแสนง่ายครับ คุณสามารถเริ่มคิดและนำเสนอตามลำดับดังนี้

  1. Purpose : เริ่มต้นจากการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการเสียก่อน ว่าจริงๆ แล้วสิ่งที่คุณต้องการจากโครงการนี้คืออะไร ถ้าเป็นไปได้ ระบุ Hidden Agenda ไว้ด้วยก็จะยิ่งดีมาก หรือจะเก็บไว้เล่าให้ออร์แกไนเซอร์ฟังตอนรับบรีฟก็ยังได้เหมือนกันครับ

  2. Stakeholder : โครงการนี้เกี่ยวข้องกับใครบ้าง มีใครที่จะได้รับประโยชน์หรือเสียประโยชน์จากโครงการบ้าง พยายามระบุให้ครบถ้วนที่สุด จะช่วยให้ครีเอทีฟที่คิดโครงการ ทำงานง่ายขึ้นและรอบคอบขึ้นครับ

  3. Output : ผลลัพธ์ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการต้องการ ใครอยากเห็นอะไรเกิดขึ้น โครงการที่ดีควรต้องยึดแนวคิด All-Win Solution หมายถึง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน "ชนะ" ถามว่ายากไหม ก็ยากนะ แต่ถ้าคุณสามารถระบุ Stakeholder และ Output ได้อย่างชัดเจนแล้ว ก็มีโอกาสสูงที่ครีเอทีฟจะคิดไอเดียดีๆ ที่เหมาะสมกับเงื่อนไขต่างๆ ได้

  4. Goal : เป้าหมายของโครงการคืออะไร คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าโครงการของคุณสำเร็จแล้ว ระบุตัวชี้วัดและเป้าหมาย พร้อมทั้งกรอบเวลาที่คุณต้องการให้โครงการแล้วเสร็จเอาไว้ในช่องนี้อย่างชัดเจนที่สุด

  5. Time Frame & Milestone : เริ่มคำนวณเวลาย้อนหลังจากเป้าหมายที่ต้องการให้โครงการแล้วเสร็จ มาจนถึงวันเริ่มต้นโครงการ แบ่งช่วงเวลาที่มีทั้งหมดออกเป็นระยะๆ (เช่น กำหนดให้โครงการแล้วเสร็จใน 6 เดือน อาจแบ่งระยะเวลาโครงการออกเป็น 6 ช่วง ช่วงละ 1 เดือน หรือ 3 ช่วง ช่วงละ 2 เดือนก็ได้) แล้วระบุสิ่งที่จำเป็นต้องแล้วเสร็จในแต่ละช่วงเวลาออกมาให้ชัดเจน เวลาที่นำแผนไปใช้งานจริง จะช่วยให้คุณรู้ว่า ตอนนี้คุณกำลังอยู่บนเส้นทางของความสำเร็จหรือไม่ หรือว่าคุณและทีมหลงทางไปจนทำให้งานล่าช้า เสี่ยงต่อการทำให้โครงการทั้งหมดล้มเหลว

  6. Scope of Work : มาถึงตรงนี้ คุณก็คงจะพอรู้แล้วว่า คุณจะได้เห็นอะไรเกิดขึ้นตอนไหน และพอจะเห็นภาพสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดได้บ้างแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การแบ่งงานออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนที่ทีมออร์แกไนเซอร์ต้องรับผิดชอบดำเนินการ กับส่วนที่บริษัทของคุณจะเป็นผู้สนับสนุน สำหรับในช่อง Scope of Work ให้คุณระบุงานที่ทีมออร์แกไนเซอร์ต้องรับผิดชอบดำเนินการทั้งหมด ยิ่งระบุได้ละเอียดมากเท่าไหร่ยิ่งดี เพราะนี่จะเป็นสิ่งที่ทำให้คุณกับคนที่จะมาช่วยคุณทำงาน เข้าใจบทบาทหน้าที่ของกันและกัน

  7. Support : ในช่องนี้ให้คุณระบุสิ่งที่บริษัทของคุณจะเป็นผู้ดำเนินการเพื่อสนับสนุนการทำงานของออร์แกไนเซอร์ และหากว่ามีทีมงานอื่นๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้อง ก็ควรระบุไว้ตรงนี้ด้วยเช่นกัน

  8. Budget : บรรทัดสุดท้าย ที่ทุกคนสนใจมากที่สุด งบประมาณโครงการที่คุณมีเพื่อใช้ในการทำงานนี้ทั้งหมด มีอยู่เท่าไหร่ สำหรับช่องนี้ คุณอาจพิจารณาระบุเฉพาะงบที่จะให้กับทางออร์แกไนเซอร์ หรือจะบอกงบโครงการทั้งหมดพร้อมระบุชัดเจนว่า เป็นส่วนของออร์แกไนเซอร์เท่าไหร่ เป็นส่วนที่จะบริษัทจะใช้จ่ายเองเท่าไหร่ ก็ได้เช่นกันไม่ผิดกติกาครับ

มาถึงตรงนี้ หลายคนอาจสงสัยว่า แล้วการเตรียมบรีฟโครงการด้วยแคนวาสนี้ ดีกว่าการพิมพ์เป็นเอกสารโครงการหรือนำเสนอเป็นพรีเซนเทชั่นยังไง ?


คำตอบก็คือ สำหรับบางคนที่ไม่ชำนาญการวางแผนโครงการและการบรีฟงาน แคนวาสจะช่วยให้คุณคิดได้เป็นลำดับขั้นตอนมากขึ้น แต่ที่สำคัญที่สุด แคนวาสจะดึงเอาสาระสำคัญทั้งหมดของโครงการมาไว้บนกระดาษแผ่นเดียว ทำให้คุณและคนที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบความเชื่อมโยงของรายการต่างๆ ได้อย่างครบถ้วน ทุกช่องในแคนวาสจะต้องสอดคล้องกัน สนับสนุนกัน ไม่ขัดแย้งกันเอง ยกตัวอย่างเช่น ช่อง 5 Time Frame & Milestone จะช่วยให้คุณเห็นภาพกิจกรรมและสิ่งที่จะเกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลาคร่าวๆ ซึ่งต้องสอดคล้องกับช่อง 6 และ 7 ที่จะบอกว่าใครต้องทำอะไร ถ้ามีบางสิ่งที่คุณอยากเห็นมันเกิดขึ้นแต่ไม่มีคนรับผิดชอบ แสดงว่าคุณยังกำหนดรายละเอียดในช่อง 6 และ 7 ได้ไม่ครบถ้วน เมื่อคุณเห็นปัญหานี้ในแคนวาส ก็จะสามารถระบุงานลงไปเพิ่มได้ตั้งแต่ก่อนบรีฟ หรือถ้าออร์แกไนเซอร์เป็นคนเห็นปัญหานี้ ก็สามารถพูดคุยตกลงกันได้ตั้งแต่วันรับบรีฟ ไม่ต้องรอให้เริ่มโครงการแล้วค่อยไปทะเลาะกันว่าตกลงเป็นงานของใคร เป็นต้นครับ




Project Briefing Canvas

สำหรับแคนวาสนี้ เป็นลิขสิทธิ์ของบริษัทดูยัวร์วิลล์ เราอนุญาตให้ท่านเซฟเพื่อนำไปใช้งานได้เลยแบบฟรีๆ เราขอความร่วมมือเพียงแค่ ห้ามตัดเครดิตทิ้ง (แถบด้านล่างทั้งหมด) สำหรับท่านที่ต้องการไฟล์ขนาดใหญ่เพื่อไปใช้ในการประชุมระดมสมอง ก็ไม่ยากเลยครับ แค่เพียงเพิ่มเราเป็นเพื่อนในไลน์ (เข้าไปที่ไลน์ของท่าน เลือกเพิ่มเพื่อน แล้วไปที่ค้นหา พิมพ์ไอดี @doyourwill หรือ @coachgaius หรือ @workingtribes อันใดอันหนึ่งก็ได้) แจ้งทีมแอดมินว่าต้องการไฟล์แคนวาสตัวไหน ทีมก็จะส่งไฟล์ขนาดใหญ่ไปให้ใช้กันฟรีๆ เลยครับ หรือหากต้องการให้เราเข้าไปฝึกอบรมในเรื่องการบริหารโครงการ ก็สามารถติดต่อผ่านทางไลน์ หรือโทรหาเราได้ที่หมายเลข 083-833-8330 ก็ได้นะครับ พวกเรายินดีให้บริการทุกท่านครับ

ดู 111 ครั้ง

79/78 หมู่บ้านเดอะแพลนท์ซิมพลีส รามคำแหง 118 ถนนรามคำแหง แขวงสะพานสูง เขตสะพานสูง กรุงเทพฯ ประเทศไทย 10240

โทร 083-833-8330 Line@ ID : @doyourwill อีเมล์ marketing@doyourwill.co.th 

  • LINE_Icon
  • Facebook Social Icon
  • YouTube Social  Icon

COPYRIGHT © 2018. DOYOURWILL CO.,LTD. ALL RIGHTS RESERVED.